Какие расходы ожидают владельца ККМ?

Многие предприниматели и руководители предприятий, впервые столкнувшись с необходимостью использования контрольно-кассовой техники (ККТ), сетуют на высокую стоимость кассового аппарата. Однако, многие даже не представляют, что расходы на покупку собственно ККМ — это только начало других расходов, связанных с кассой.

Разберем основные виды расходов и затрат, которые потребуются или которые могут потребоваться во время эксплуатации контрольно-кассовой машины. Наиболее значимые и дорогостоящие затраты заключаются в замене блоков ЭКЛЗ и ФП, в стоимости ремонтов ККМ и наказаний за неправильное использование ККТ.

Покупка и замена ЭКЛЗ

ЭКЛЗ — электронная контрольная лента защищенная - это электронный блок, запоминающий все, что пробивается на кассе, снабженный криптографической защитой, предотвращающей возможность постороннего вмешательства в работу контрольно-кассовой техники. Наличие блока ЭКЛЗ для современной контрольно-кассовой техники, разрешенной к применению в настоящее время, является обязательным.

Новые ККМ уже содержат в себе ЭКЛЗ, т.е. стоимость первой ЭКЛЗ уже включена в стоимость ККТ; этим, отчасти, и объясняется высокая стоимость кассовой машины.

Время от времени владельцу ККМ приходится заменять ЭКЛЗ. Для того, чтобы заменить ЭКЛЗ, владелец кассы покупает новую ЭКЛЗ и оплачивает стоимость работы по ее замене. Причин сменить ЭКЛЗ существует множество:

плановая замена, связанная со сроком годности ЭКЛЗ (производится не реже раза в год);
замена ЭКЛЗ, связанная с переполнением ее памяти (очень редкое событие, встречается на кассах, которые очень активно пробивают чеки);
смена места установки кассового аппарата, когда ККМ переезжает в другой район или в другой город — в этом случае производится перерегистрация ККМ с заменой ЭКЛЗ;
смена ЦТО, в котором обслуживается кассовый аппарат, в этом случае так же производится перерегистрация ККМ с заменой ЭКЛЗ;
замена блока фискальной памяти кассовой машины, которая всегда сопровождается заменой ЭКЛЗ;
техническая неисправность ККМ, и последующий ремонт, как правило так же может привести к необходимости заменить ЭКЛЗ.

Технически, замена ЭКЛЗ означает определенную трату времени, в течении которого торговая точка не работает:

для замены ЭКЛЗ кассовый аппарат привозят в ЦТО на несколько часов;
перерегистрация ККМ с новой ЭКЛЗ может занять несколько дней.

Так что, к стоимости новой ЭКЛЗ и стоимости работы по ее замене, добавляется прямой убыток, вызванный приостановкой работы торговой точки.

Оплата замены блока фискальной памяти

Блок фискальной памяти — блок ФП — установлен в каждой новой ККМ (входит в стоимость кассы). Блок ФП, так же, как и блок ЭКЛЗ, время от времени, приходится менять. Технически, замена фискальной памяти означает и замену ЭКЛЗ. Владелец ККТ оплачивает стоимость нового блока ФП (и стоимость новой ЭКЛЗ) и оплачивает работу, по его установке в кассовом аппарате (и стоимость замены ЭКЛЗ). Причин для замены фискальной памяти может быть множество:

переполнение памяти блока ФП (имеется в виду число возможных Z-отчетов или число перерегистраций) — редкое событие, случающееся раз в несколько лет;
техническая неисправность ККМ, и последующий ремонт, как правило так же может привести к необходимости заменить блок фискальной памяти.

Технически, замена фискальной памяти требует много времени, в течении которого торговая точка не работает:

для замены фискальной памяти и ЭКЛЗ кассовый аппарат привозят в ЦТО на несколько часов;
перерегистрация ККМ с новой фискальной памятью и ЭКЛЗ может занять несколько дней.

Так что, к стоимости новой ФП и ЭКЛЗ, и к стоимости работы по их замене, добавляется недополученная прибыль, вызванная приостановкой работы торговой точки.

Ремонты ККМ

Необходимость в ремонтах контрольно-кассовых машин, как правило, возникает по причине нарушения правил эксплуатации ККМ. Тут две причины: либо некачественное электропитание, либо неправильные действия кассира, который работает на ККМ.

Плохая питающая электросеть может выдавать в ККМ скачки напряжения, которые вызывают сбои в работе ККМ, повреждают электронные узлы кассовой машины, приводят к неверным записям в блок фискальной памяти или в ЭКЛЗ. Неправильные или глупые действия кассиров, как правило, приводят к блокировке работы ККМ. Так же, не редки механические повреждения кассовых машин: их роняют на пол, ломают принтер чеков при заправке чековой ленты, клавиатуру ККМ заливают пивом или вином и т.д. Иногда поломки ККМ вызываются заводскими дефектами или некачественной работой специалистов ЦТО.

Если поломка кассового аппарата произошла по вине его владельца, или по вине персонала, эксплуатирующего ККМ, то ремонт ККМ называется не гарантийным. Если поломка кассового аппарата произошла по причине заводского дефекта, или по причине действий работников ЦТО, то ремонт ККМ является гарантийным.

Стоимость ремонта подразделяется на стоимость запасных частей, использованных при ремонте и стоимость работы. При гарантийном ремонте, в общем случае, владелец ККМ оплачивает только стоимость ремонтных работ, а запчасти, используемые для ремонта ему предоставляются бесплатно. При не гарантийном ремонте, владелец ККМ оплачивает ремонт полностью: и работу и используемые запчасти. Точные условия оплаты ремонтов ККМ описаны в договоре на техническое обслуживание ККТ (договоры на сервисное сопровождение ККТ).

В любом случае, частые ремонты ККМ приводят к большим расходам. Для сокращения расходов на ремонт обеспечивать требуемые условия эксплуатации, допускать к работе на ККМ только обученных кассиров.

Штрафы, за неправильное использование ККТ

Время от времени, и, как правило, внезапно, налоговая инспекция проводит проверки использования кассовых аппаратов. Оперативные работники ИФНС пребывают на место установки ККМ и выполняют проверку использования ККТ на соответствие требованиям законодательства. Проверяется все: исправность ККМ, выполняемая по всем признакам, достоверность и полнота ведения и предоставления кассовой информации, правила использования ККМ, порядок выдачи чека при контрольной закупке. Есть целый регламент, который определяет действия инспекторов, которые они обязаны выполнять при проведении проверки.

При выявлении нарушений, налоговая инспекция выписывает владельцам ККМ громадные штрафы, оспорить которые довольно трудно. В настоящее время налоговики все поголовно профессионально грамотны и придраться к ошибкам заполнения протоколов возможно все реже и реже. А при правильно составленном протоколе, судиться, собственно и не о чем. Приходится платить штрафы.

Основными причинами штрафов является неграмотные действия кассиров и отсутствие контроля за применением контрольно-кассовой техники со стороны владельцев. Частично, неудовлетворительные итоги проверок могут быть вызваны низким уровнем качества технического обслуживания ККМ со стороны ЦТО.

Заключение

Кроме указанных расходов, имеются и другие: расходы на покупку чековой ленты, покупка марок-пломб и СВК, а так же абонентская плата, которая платится центру технического обслуживания, который выполняет сервисное сопровождение ККТ (техническое обслуживание). Качественное сервисное сопровождение ККТ, выполняемое ЦТО, может существенно сократить все виды эксплуатационных расходов на содержание ККМ.

Но это мы обсудим в следующий раз.